Privacy beleid Stichting Omgangshuis Noord-Holland

1. Inleiding

In dit beleid wordt beschreven op welke wijze en met welk doel Stichting Omgangshuis persoonsgegevens verwerkt (Wbp, art. 1). Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens van jeugdigen, ouders en pleegouders die Stichting Omgangshuis op geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde wijze verwerkt ten behoeve van de zorg, voor zover deze gegevens direct of indirect tot de betrokkenen zijn te herleiden. Stichting Omgangshuis waarborgt hiermee voor haar cliënten en pleegouders dat zorgvuldig wordt omgegaan met hun persoonsgegevens en belangen. Dit beleid is niet van toepassing op de registratie van persoons-gegevens van medewerkers.

Op een aantal punten is dit beleid uitgewerkt in een protocol/bijlage. Het betreft:

  • Protocol inzage, wijziging en vernietiging dossier
  • Protocol uitwisselen en verstrekken van persoonsgegevens
  • Protocol omgaan met beeld- en geluidsopnamen
  • Handelwijze gecertificeerde instelling bij het verzoek tot maken van beeld- en geluidsopnamen door cliënten

Dit beleid inclusief bijbehorende protocollen is verbonden aan de Klachten- en bemiddelingsregeling voor cliënten waarin de klachtenbehandeling is geregeld. Betrokkenen kunnen hier gebruik van maken wanneer zij ontevreden zijn over de verwerking van hun persoonsgegevens. Definities als cliënt, persoonsgegevens etc. worden in paragraaf 12 nader uitgelegd.

2. Doel verwerking persoonsgegevens

Stichting Omgangshuis biedt als jeugdhulpaanbieder hulp binnen het wettelijk kader van de Jeugdwet en het uitvoeringsbesluit Jeugdwet. Het vastleggen van persoonsgegevens is nodig om de taken als jeugdhulpaanbieder goed uit te kunnen voeren. Er is een geautomatiseerde cliëntenregistratie. De registratie wordt gevoerd op naam van de aangemelde jeugdige. Bij het verwerken van persoonsgegevens van cliënten gaat het om het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor de aanmelding voor hulp, het plan van aanpak, de afstemming van de hulp met betrokken professionals, de voortgang en beëindiging van de hulp.

Er geldt een verbod op verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens over gezondheid (geestelijk of lichamelijk), ras, seksuele geaardheid, politieke voorkeur en strafrechtelijk verleden. Er is voor hulpverleners een uitzondering op dit verbod. Als het noodzakelijk is voor goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan mogen specifieke bijzondere persoonsgegevens wel vastgelegd worden.

Stichting Omgangshuis legt niet alleen gegevens vast om haar taken als jeugdhulpaanbieder goed te kunnen uitvoeren, maar ook met het oog op het ontwikkelen van beleid, het doen van wetenschappelijk onderzoek en advisering. Tot slot worden gegevens vastgelegd voor een verantwoorde bedrijfsvoering en om te kunnen voldoen aan de wettelijke taken die samenhangen met subsidievoorwaarden.

3. Toestemming

Het geven van toestemming voor onder meer het starten van jeugdhulp, het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, alsmede het geven van toestemming voor inzage in het dossier is aan regels gebonden. In deze paragraaf zijn de belangrijkste regels kort bij elkaar gezet.

3.1. Toestemming door de jeugdige

Belangrijk is te weten wanneer de leeftijd van de jeugdige wettelijk een rol speelt bij het geven van toestemming (Jw art. 7.3.15). De regels hiervoor zijn als volgt:

  • Bij jeugdigen jonger dan 12 jaar worden de rechten uitgeoefend door de ouder met gezag of de voogd. Is de jeugdige 12 jaar of ouder, maar niet in staat tot een redelijke waardering van de eigen belangen1 dan geldt dit eveneens. De ouder(s) met gezag, de adoptiefouder, de voogd van een gecertificeerde instelling (zoals Jeugdbescherming) en pleegoudervoogd zijn als wettelijk vertegenwoordiger bevoegd om toestemming te geven. De stiefouder mag alleen toestemming geven als duidelijk is dat hij ook het gezag heeft over een jeugdige. Een biologische of erkennende ouder zonder gezag is niet bevoegd om toestemming te geven.
  • Is de jeugdige tussen de 12 en 16 jaar, dan is dubbele toestemming vereist. Zowel de jeugdige als de ouder of wettelijk vertegenwoordiger moeten toestemming geven. Botsen de meningen, dan kan de beslissing van de jeugdige de doorslag geven als de hulpverlener van mening is dat dit ernstig nadeel voor de jeugdige kan voorkomen.
  • Een jeugdige van 16 jaar of ouder mag geheel zelfstandig optreden in zijn contacten met de hulpverlener, tenzij de hulpverlener vaststelt dat de jeugdige daar nog niet toe in staat is. Bij jeugdigen vanaf 16 jaar is dus geen toestemming van de ouder of wettelijk vertegenwoordiger nodig (Jw, 7.3.5).

Voor het verlenen van toestemming voor jeugdhulp (met uitzondering van gesloten jeugdhulp en kinderbeschermingsmaatregelen) (Jw 7.3.4) geldt daarbij nog:

  • Indien de jeugdige de leeftijd heeft van 12 jaar, maar nog geen 16 jaar is, is – zoals hierboven gesteld - tevens de toestemming van de ouders of wettelijk vertegenwoordiger vereist. Als deze echter geen toestemming geven, kan de jeugdhulp toch worden uitgevoerd als de minderjarige dit weloverwogen blijft wensen.
  • Indien de jeugdige 16 jaar is kan hij toestemming geven, tenzij hij niet in staat geacht kan worden tot een redelijke waardering van zijn belangen. Dan worden de jeugdhulpverlener en een ouder of wettelijk vertegenwoordiger bekwaam om toestemming te verlenen.

3.2. Toestemming door de ouder(s)

De ouder als wettelijk vertegenwoordiger van zijn/haar kind wordt door de hulpverlener gevraag toestemming te geven:

  • Bij getrouwde ouders of ouders met een geregistreerd partnerschap is toestemming van één van de ouders voldoende, als tenminste de andere ouder geen bezwaar maakt. Dit wordt ook wel ‘veronderstelde toestemming’ genoemd. Zijn er communicatieproblemen tussen de ouders of zijn de ouders het onderling niet eens over de opvoeding en verzorging van hun kind, dan verdient het voorkeur om aan beide ouders toestemming te vragen.
  • Bij gescheiden ouders geldt dat de ouder die het kind verzorgt, de plicht heeft om de andere ouder op de hoogte te stellen van belangrijke zaken over het kind en advies te vragen over te nemen beslissingen. Dit geldt ook bij geregistreerd partnerschap op voorwaarde dat het kind is erkend door de partner van moeder. Als de verzorgende ouder er moeite mee heeft om de andere ouder om toestemming te vragen, dan kan de hulpverlener aanbieden om de andere ouder te benaderen voor het vragen van toestemming.
  • Is slechts één ouder gezagdragend, dan dient alleen de gezagdragende ouder toestemming te geven. Het verdient voorkeur voor de hulpverlener om zich ervan te vergewissen dat de andere ouder inderdaad geen gezag (meer) heeft.
  • De ouder zonder gezag is niet bevoegd om toestemming te geven.
  • De stiefouder heeft geen gezag, is geen wettelijk vertegenwoordiger en kan derhalve geen toestemming geven.
  • Dat de wet2 de ouders van een jeugdige van 16 jaar of ouder niet als wettelijk vertegenwoordiger ziet, wil niet zeggen dat de ouder geheel ‘buitenspel’ staan. Ouders spelen altijd een rol van betekenis in het leven van hun kind. De hulpverlener kan – als hij dat zinvol vindt – aan de ouders vragen om hun visie op de hulpvraag of de situatie van de jeugdige te geven. Daarvoor is geen toestemming van de jeugdige nodig. De hulpverlener moet het belang ervan wel zorgvuldig aan de jeugdige toelichten.

Op verzoek van jeugdige of ouders/wettelijke vertegenwoordiger legt de hulpverlener in ieder geval schriftelijk vast voor welke verrichtingen van ingrijpende aard deze toestemming heeft gegeven (Jw, 7.3.6).

Het is mogelijk zonder toestemming tot inzet van jeugdhulp over te gaan, als de tijd voor het vragen van die toestemming ontbreekt en hulp nodig is om ernstig nadeel voor de betrokkene te voorkomen (Jw, 7.3.16).

Voor meer informatie hierover: zie het Informatieblad ‘Gezag, omgang en informatie’ van het Ministerie van Veiligheid & Justitie (juli 2015).

4. Rechten van cliënten

4.1. Recht op informatie

Het is de verantwoordelijkheid van de hulpverlener om zijn cliënt op duidelijke wijze te informeren over:

  • De specifieke hulp die de cliënt krijgt, de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en/of stoornissen van de cliënt en de verwachtingen over wat de hulp zal opleveren. De hulpverlener licht een kind jonger dan 12 jaar in op een manier die past bij zijn bevattingsvermogen (Jw, 7.3.2);
  • Het feit dat Stichting Omgangshuis gegevens deelt in overleg- en samenwerkingscontacten met andere hulpverleners, die eveneens een functionele professionele relatie met dezelfde cliënt hebben. De cliënt wordt altijd voorafgaand aan en/of na afloop van een dergelijk overleg tussen hulpverleners geïnformeerd over het overleg;

De hulpverlener licht de cliënt in over:

  • Het feit dat gegevens van de cliënt worden vastgelegd en om welke gegevens het gaat;
  • Het recht op inzage van het dossier (zie ook paragraaf 4.2) en het recht op correctie, aanvulling en verwijdering (zie paragraaf 4.3);
  • De mogelijkheid om een klacht in te dienen conform de klachten en bemiddelingsregeling van Stichting Omgangshuis.

Cliënten krijgen de informatie voorafgaand of bij de start van de hulp. Informatie over de rechten van cliënten is opgenomen in het startplan van aanpak of wordt aanvullend verstrekt.

Ook de hulpverlener heeft recht op informatie. In de Jeugdwet (Jw, 7.3.7) staat:

“De betrokkene geeft de jeugdhulpverlener naar beste weten de inlichtingen en de medewerking die deze redelijkerwijs voor het verlenen van jeugdhulp behoeft.

4.2. Inzagerecht

Cliënten hebben het recht om hun eigen dossiergegevens in te zien, dat wil zeggen de gegevens die in het registratiesysteem en op beeld- en geluidsopnamen zijn vastgelegd (Jw, 7.3.10). Dit kan tijdens de hulp of als de hulp al beëindigd is. Inzage geven in stukken tijdens de hulpverlening stelt eisen aan het op orde houden van het dossier. Bij het geven van inzage in de eigen dossiergegevens gelden de volgende spelregels:

  • Alleen een ouder met gezag heeft het recht om het dossier van zijn kind in te zien. Als het kind 16 jaar of ouder is, moet hij hier toestemming voor geven (zie ook paragraaf 3.1). Een ouder zonder gezag heeft geen recht op inzage in het dossier van zijn kind. Wel heeft de ouder zonder gezag recht op inzage in zijn eigen gegevens en heeft hij het recht op informatie over (de ontwikkeling van) zijn kind.
  • Indien Stichting Omgangshuis een verzoek om inzage in behandeling neemt, moet de identiteit van de verzoeker worden vastgesteld. Bij lopende zaken is dit geen probleem. De hulpverlener kent immers de cliënt. Bij afgesloten zaken kan het best om een paspoort of identiteitsbewijs gevraagd worden.
  • Het recht op inzage brengt met zich mee dat cliënten recht hebben op een kopie van (delen van) het dossier. Zowel aan de inzage van het dossier als aan het verstrekken van een kopie zijn geen kosten verbonden, tenzij cliënt inzage wil in stukken die al eerder zijn verstrekt. Dan kan er gevraagd worden om de kosten te vergoeden, conform art. 39 Wbp. Inzage vindt in de regel plaats op het hoofdkantoor van Stichting Omgangshuis.
  • De andere ouder wordt altijd geïnformeerd over het verzoek tot inzage.

Raadpleeg voor nadere informatie over het inzagerecht het protocol ‘Inzage, wijziging en vernietiging van dossier’.

4.3. Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering

De jeugdige of zijn wettelijke vertegenwoordigers mogen verzoeken persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen. Hierbij gelden de volgende regels:

  • Het correctierecht heeft alleen betrekking op feitelijke gegevens die onjuist zijn weergegeven. Een voorbeeld hiervan is een verkeerd genoteerde naam of geboortedatum.
  • Indien cliënten of pleegouders het oneens zijn met de inhoud van een verslag, dan kunnen zij zich beroepen op het aanvullingsrecht. Zij kunnen dan hun zienswijze toevoegen aan het verslag of op papier zetten en verzoeken deze aan het cliëntdossier toe te voegen.
  • Het kan zijn dat er in de registratie gegevens zijn opgenomen die niet ter zake doen voor het primaire doel van de gegevensverwerking. Cliënten kunnen dan verzoeken deze gegevens te verwijderen en te vernietigen (Jw, 7.3.9). Een verzoek om verwijdering van gegevens kan worden geweigerd als het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de cliënt zelf (bijvoorbeeld voor zijn broers of zussen) of voor een ander dan de pleegouders. Ook kan een verzoek worden geweigerd als hierdoor een goede (planmatige) hulpverlening/begeleiding onmogelijk wordt. Cliënten of pleegouders hoeven niet aan te geven waarom zij dossiergegevens verwijderd willen zien. De medewerker van Stichting Omgangshuis moet op haar beurt wel aantonen waarom de gegevens bewaard moeten blijven. Als het verzoek tot verwijdering wordt gehonoreerd, moet dit binnen 3 maanden na ontvangst van het verzoek plaatsvinden.
  • De andere ouder wordt altijd geïnformeerd over het verzoek tot inzage of correctie, aanvulling of verwijdering.

5. Uitwisselen en verstrekken van persoonsgegevens

5.1. Geheimhoudingsplicht

Eenieder die kennis neemt van en/of de beschikking krijgt over persoonsgegevens van jeugdigen, ouders en pleegouders, is verplicht tot geheimhouding. Deze verplichting betreft iedere vorm van gegevensverzameling en -verwerking en geldt ook na beëindiging van de zorg. Deze geheimhou-dingsplicht houdt in dat de medewerker van Stichting Omgangshuis geen informatie over jeugdigen, ouders en pleegouders aan derden geeft zonder hun uitdrukkelijke toestemming. Deze verplichting tot geheimhouding geldt ook voor stagiairs, invalkrachten, onderzoekers en vrijwilligers. Zij tekenen een geheimhoudingsverklaring bij aanvang van hun inzet (zie hiervoor ook paragraaf 13). De geheimhoudingsplicht is vastgelegd in art. 7.3.11 van de Jeugdwet en art. 8 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), alsmede in de gedragscode van Stichting Omgangshuis en de beroepscode van onder andere de jeugdzorgwerker.

De vraag of een andere instelling informatie aan Stichting Omgangshuis over de cliënt of pleegouders mag verstrekken, wordt bepaald door de privacywetgeving waar de betreffende instelling onder valt en dus niet door de privacyregels die voor Stichting Omgangshuis gelden.

5.2. Uitwisselen en verstrekken van gegevens in relatie tot de geheimhoudingsplicht

De geheimhoudingsplicht is niet van toepassing als sprake is van ‘directe zorgverlening’. Met andere hulpverleners die eveneens een functionele professionele relatie hebben met dezelfde cliënt of pleegouders, kan de medewerker van Stichting Omgangshuis onderling persoonsgegevens uitwisselen zonder voorafgaande toestemming. Wel dient de medewerker van Stichting Omgangshuis de cliënt/pleegouders van tevoren te informeren over een dergelijk overleg.

De medewerker van Stichting Omgangshuis mag ook zonder voorafgaande toestemming van de cliënt gegevens aan pleegouders verstrekken, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de opvoeding en begeleiding van het pleegkind (Jw art. 5.4).

De plicht tot geheimhouding kan botsen met de zorg voor de cliënt. In een aantal situaties mag een hulpverlener daarom de geheimhoudingsplicht doorbreken als dit in het belang van de cliënt of de veiligheid van anderen noodzakelijk is. Van groot belang is dat de hulpverlener kan uitleggen waarom hij dit doet. De hulpverlener mag niet meer informatie geven dan noodzakelijk. Afwegingen daarbij kunnen gemaakt worden aan de hand van de volgende site: http://www.handreikingmelden.nl/web/leeswijzer.

Het doorbreken van de geheimhoudingsplicht geldt in de volgende situaties:

  • De jeugdwet bepaalt in artikel 7.3.11 lid 4 dat hulpverleners informatie aan de gezinsvoogd moeten verstrekken als zij: beroepshalve beschikken over inlichtingen inzake feiten en omstandigheden die de persoon van een onder toezicht gestelde minderjarige, diens verzorging en opvoeding of de persoon van een ouder of voogd betreffen. Daarbij gaat de wettelijke bepaling expliciet boven de geheimhoudingsplicht van de sociaal werker en is er dus in beginsel geen ruimte voor de sociaal werker om af te wegen of hij deze informatie wel of niet zal verstrekken (dit in tegenstelling tot het meldrecht aan de Raad voor de Kinderbescherming, zie hiervoor § 9.2.2).
  • Als er sprake is van een wettelijke plicht of bevoegdheid om gegevens aan anderen te verstrekken. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij (een redelijk) vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling, bij een calamiteit bij de uitvoering van de hulp of als een kinderrechter de hulpverlener verplicht om persoonsgegevens te verstrekken.
  • De medewerkers van het Omgangshuis zijn tevens wettelijk verplicht informatie uit te wisselen met de Jeugdbeschermer in het kader van een OTS
  • In principe geeft het Omgangshuis informatie aan een raadsonderzoeker van de Raad voor de Kinderbescherming bij een onderzoek, tenzij het belang van het kind in gevaar is of kan komen door het verstrekken van informatie.
  • Indien er sprake is van dreiging of bedreiging naar ouders, medewerkers of bezoekers van het Omgangshuis in de breedste zin des woords zal melding of aangifte worden gedaan door het Omgangshuis naar politie of justitie.
  • Als er sprake is van overmacht/conflict van plichten. Bij een conflict van plichten gaat het om situaties waarin de hulpverlener ernstig nadeel of gevaar van de cliënt of een andere betrokkene alleen kan opheffen door te spreken.

Daarnaast is het mogelijk om zonder toestemming gegevens te verstrekken ten behoeve van onderzoek en statistiek en ten behoeve van beleidsinformatie en de toegang. Het gaat hier veelal om geanonimiseerde gegevens, die niet tot specifieke personen herleidbaar zijn.

Meer informatie over het uitwisselen en verstrekken van persoonsgegevens is te vinden in het gelijknamige protocol ‘Protocol uitwisselen en verstrekken van persoonsgegevens’.

Om haar werk te kunnen blijven uitvoeren wanneer ouders met elkaar in conflict zijn, hanteert het Omgangshuis tevens de volgende regel (welke staat opgenomen in het plan van aanpak):

Ouders vertrouwen het Omgangshuis bij aanmelding en gedurende verdere begeleiding geen informatie toe welke in principe niet aan de andere ouder ter beschikking gesteld zou mogen worden, met uitzondering van zaken als adresgegevens of telefoonnummers.

Ouders verplichten zich bij aanmelding en gedurende verdere begeleiding tot geheimhouding naar derden, bij gebruik maken van de diensten van het Omgangshuis. E-mails, brieven, eventuele verslagen van gesprekken e.d. zoals deze tijdens de intake of het verdere begeleidingsproces onderling tussen partijen kunnen worden uitgewisseld, mogen niet gebruikt worden in verdere juridische procedures. Met uitzondering van een mogelijke eind- of voortgangsrapportage. Wel kunnen ouders tussentijds om advies vragen bijvoorbeeld bij hun rechtsvertegenwoordiger.
Bij klachtgesprekken kunnen ouders een vertrouwenspersoon meenemen (niet de advocaat die een juridische procedure tegen de andere ouder begeleidt), deze is aan dezelfde geheimhoudingsplicht gebonden als de ouder.

De verzorgende ouder verstrekt op verzoek van de niet gezaghebbende ouder volledige informatie over de ‘persoon van het kind’ met name zijn geestelijk en lichamelijk welzijn en ontwikkelingen of van betekenis zijnde gebeurtenissen daarbij. Informatie over de ‘verzorging en opvoeding’ betreffen ook zaken als leerprestaties, artsbezoek, emotioneel en psychisch welbevinden, hulpverlening en alle overige informatie welke relevant is voor de andere ouder om zijn of haar rol als ouder te kunnen vervullen.

6. Gedragscode omgaan met vertrouwelijke gegevens

Stichting Omgangshuis heeft een gedragscode voor haar medewerkers. In de Gedragscode Stichting Omgangshuis is onder andere het vertrouwelijk omgaan met informatie opgenomen.

In verband met de privacybescherming van kinderen, jongeren, hun ouders/opvoeders, collega's en de organisatie is het van belang om:

  • zorgvuldig om te gaan met rapportages of (delen van) dossiers en foto- of videomateriaal. Zorg ervoor dat derden geen toegang hebben tot deze informatie.
  • de adressen en privé telefoonnummers van collega’s alleen met toestemming van hen of de werkgever aan derden te verstrekken. Hier dient uiterst zorgvuldig mee omgegaan te worden.
  • geen vertrouwelijke en/of persoonlijke informatie van wie dan ook die betrokken is bij de organisatie van Stichting Omgangshuis door te spelen naar de media. Vertrouwelijke informatie over de organisatie en omgang met media valt onder de coördinatie van de directie en h et bestuur.
  • geen informatie, beelden of citaten van kinderen, jongeren, hun gezin, opvoeders of collega’s te publiceren zonder toestemming van de desbetreffende persoon (en indien onder 18 jaar de ouder of voogd).
  • geen opinies betreffende zaken van of rondom Stichting Omgangshuis of door Stichting Omgangshuis begeleide kinderen en jongeren en hun gezinnen aan derden over te brengen waardoor de belangen of de naam van Stichting Omgangshuis geschaad kunnen worden.
  • geen informatie aan derden te verschaffen over door Stichting Omgangshuis begeleide kinderen en jongeren en hun gezinnen, behalve wanneer zij dat vanwege hun functie mogen weten. Dit verbod geldt ook na beëindiging van het dienstverband.

Dit alles geldt overigens voor alle vormen van contact: mondeling, schriftelijk en digitaal, etc.

Onder de media worden alle gedrukte (kranten, tijdschriften, vakbladen), audio(visuele) (radio, televisie) en digitale media (internet, social media) verstaan’.

7. Waarborgen vertrouwelijkheid persoonsgegevens

  • Alle medewerkers nemen kennis van en handelen conform dit beleid en protocollen.
  • Het dossier van cliënten bevindt zich in het registratiesysteem van Stichting Omgangshuis. Vragenlijsten ten behoeve van cliënten zijn gekoppeld aan het dossier van de cliënt in het registratiesysteem en maken derhalve onderdeel uit van het cliëntdossier.
  • Dossiergegevens in het registratiesysteem worden bewaard in beveiligde bestanden, die alleen toegankelijk zijn voor daartoe geautoriseerde medewerkers. De autorisatie binnen Stichting Omgangshuis is zo geregeld dat hulpverleners toegang hebben tot alle cliëntdossiers.
  • Eventuele schriftelijke dossiergegevens en video-opnamen worden bewaard in afgesloten kasten of bureauladen.
  • Er wordt zeer terughoudend en zorgvuldig omgegaan met het meenemen van dossierstukken buiten Stichting Omgangshuis, bijvoorbeeld bij een voortgangsbespreking of een bespreking bij (pleeg)ouders thuis. Uitgeprinte dossierstukken buiten het digitale dossier of afgesloten archief worden direct na gebruik vernietigd.
  • Dossiergegevens die hulpverleners bij zich hebben, mogen nooit onbeheerd worden achtergelaten. Laat ook nooit dossiergegevens onbeheerd achter bij de printer/kopieerapparaat.
  • Dossiergegevens mogen niet zonder beveiliging via internet, mail en andere open communicatiekanalen aan derden worden gestuurd. Dit mag wel via beveiligde verbindingen, indien deze gegevensuitwisseling nodig is voor een goede hulpverlening aan de cliënt of ondersteuning van de pleegouders.
  • Persoonlijke werkaantekeningen worden, zo snel als mogelijk, samengevat of verwerkt in een verslag/plan/contactjournaal en de niet meer relevante persoonlijke werkaantekeningen worden vernietigd of in het centrale afgesloten archief bewaard.

8. Welke gegevens worden waar vastgelegd?

8.1. Schriftelijk dossier

Centraal in de dossiervoering staat het digitale logboek.

Hierin worden in chronologische volgorde de gebeurtenissen bijgehouden vanaf het eerste contact. Het logboek is een chronologisch overzicht van de begeleiding gedurende de geheel periode.

In het logboek komt een verzameling te staan van:

  • Telefoonnotities nav de meeste telefoongesprekken
  • Mails van en naar ouders en/of kind of gezinsmanager, advocaten, etc.
  • Verslagen van begeleide bezoeken
  • Verslagen van ouder en kindgesprekken
  • Verslagen van gesprekken gezinsmanagers of andere derden
  • Overige observaties of overwegingen zoals notities nav casusbespreking in het logboek worden ook persoonlijke aantekeningen van de verschillende begeleiders bijgehouden.

Het logboek wordt bijgehouden/met informatie gevuld door:

  • De aanmeldbehandelaar

  • De intaker

  • De ouderbegeleider

  • De kinderbegeleider

  • De video feed back begeleider

Papieren dossier:

Dit bevat de ondertekende contracten en plaatsingsbevestiging, rapportages of correspondentie van en met derden (bijv. de Raad van de kinderbescherming)

De gegevens over en de informatie vanuit de aanmelding, het plan van aanpak, de afstemming van de hulp met betrokken professionals, de voortgang en de beëindiging van de hulp worden vastgelegd in het cliëntdossier in het digitale registratiesysteem van Stichting Omgangshuis. Vragenlijsten over het functioneren of de problemen van de cliënt zijn gekoppeld aan het cliëntdossier in het digitale registratiesysteem en maken derhalve onderdeel uit van het cliëntdossier.

Video-opnames en foto’s zijn voor een aantal hulpvormen belangrijke hulpmiddelen in de begeleiding van (pleeg)ouders en kinderen. Gedurende de hulpverlening maken de opnames deel uit van het dossier en hiervoor gelden in beginsel dezelfde regels als voor schriftelijke gegevens of gegevens uit de registratiesystemen met uitzondering van beschikbaarstelling van video-opnamen aan de ouder. Direct bij beëindiging van de begeleiding worden de video opnamen gewist.

De hulpverlener legt die informatie in het dossier vast, die nodig is voor de hulp, niet meer en ook niet minder. De gegevens moeten bovendien juist en nauwkeurig zijn en zo objectief en feitelijk mogelijk. De hulpverlener is zich bij het vastleggen van gegevens in het dossier er altijd van bewust dat deze gegevens gelezen kunnen worden door de cliënt/pleegouders.

Het registratiesysteem van Stichting Omgangshuis is aangemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (Wbp, art. 27).

Gebruik Burgerservicenummer (BSN): In de Jeugdwet is bepaald dat bij de uitwisseling van persoonsgegevens voor de uitvoering van de Jeugdwet de gecertificeerde instellingen en de jeugdhulpaanbieders het bsn dienen te gebruiken. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om de uitwisseling van persoonsgegevens tussen gecertificeerde instellingen of jeugdhulpaanbieders onderling en uitwisseling tussen de gecertificeerde instellingen, de jeugdhulpaanbieders, het college van B & W van gemeente en de raad voor de kinderbescherming. Samenwerking is niet mogelijk zonder de uitwisseling van informatie en (bijzondere) persoonsgegevens. Het is daarbij noodzakelijk dat gewaarborgd wordt dat de betreffende informatie en verwerkte informatie op de betrokken jeugdige van toepassing zijn. Het uniforme gebruik van een uniek en persoonsgebonden nummer is daartoe de aangewezen methode en het bsn het aangewezen instrument. Uitwisseling van persoonsgegevens kan daarnaast ook nog plaatsvinden tussen de gecertificeerde instelling, de jeugdhulpaanbieder, de raad voor de kinderbescherming enerzijds en het Rijk anderzijds, in het kader van de beleidsinformatie.

8.2. Overige verwerking van persoonsgegevens

Registratie incidenten

Incidenten worden geregistreerd in het Centraal Meldpunt (CMP) van Stichting Omgangshuis. Hierbij vermeldt de melder de naam van de cliënt(en) die bij het incident betrokken was/waren, naam van de melder, namen van overige betrokkenen (zoals pleegouders), een omschrijving van het incident en de afhandeling ervan.

Registratie calamiteiten

Stichting Omgangshuis moet calamiteiten melden aan de Inspectie Jeugdzorg. Hiervoor hanteert de Inspectie Jeugdzorg een meldingsformulier. Een geanonimiseerd afschrift van het meldingsformulier gaat naar de gemeente waarin de calamiteit plaatsvindt, dan wel naar de gemeente(n) van de jeugdige(n) die bij de calamiteit betrokken is/zijn. Naast het meldingsformulier kan de Inspectie een feitenrelaas of een uitgebreide analyse vragen van wat er precies is gebeurd, of Stichting Omgangshuis volgens de geldende procedures en richtlijnen heeft gehandeld en welke maatregelen naar aanleiding van de calamiteit zijn genomen.

Klachtenregistratie

Stichting Omgangshuis registreert klachten – evenals incidenten. In de klachtenregistratie zijn opgenomen: naam van de klager, aard van de klacht, datum van binnenkomst en (re)acties, correspondentie over de klacht, weergave van behandeling en resultaat van de klacht. Het klachtendossier wordt 2 jaar na afsluiting van de klachtbehandeling vernietigd.

Overdracht dagrapportage in de groep of bereikbaarheidsdienst

Persoonlijke Overdrachten ten behoeve van collega’s evenals persoonlijke aantekeningen uit collegiaal beraad/ casuïstiek vallen onder de werkaantekeningen en behoren daarom ook niet tot het dossier. Persoonlijke werkaantekeningen van de medewerker, die dienen als geheugensteun voor de eigen gedachtevorming, zijn niet ter inzage. Het gaat dan om indrukken, vermoedens of vragen die bij de hulpverlener leven. Een medewerker moet in alle vrijheid zijn gedachten en ideeën in het kader van het hulpverleningsproces op papier kunnen zetten, om op basis daarvan een definitief rapport of verslag op te stellen. Dat rapport of formele verslag is uiteraard ter inzage, maar de daaraan ten grondslag liggende subjectieve werkaantekeningen en conceptversies niet. Deze aantekeningen zijn strikt persoonlijk en mogen niet worden verstrekt aan derden. Het verslag wordt opgenomen in het ter inzage dossier.

Administratieve aanmelding en verwerking

Onder de administratieve verwerking valt bijvoorbeeld het overleg voorafgaande aan aanmelding met gemeenten en OuderKindTeams of Jeugdconsulenten, Raadsonderzoekers, Hulpverlening of Huisarts over de geschiktheid of passend zijn van het aanbod van het Omgangshuis. Dit casusoverleg gebeurt geanonimiseerd en wordt voorzien van een gezamenlijke werktitel.

Voorafgaande aan de daaropvolgende aanmelding dient de doorverwijzer in toestemming van beide ouders te voorzien teneinde gegevens te kunnen uitwisselen met de gemeente via Vecozo met als doel het bewerkstelligen van een Toestemmingsverklaring (beschikking in niet juridische zin) en het op gang brengen van het berichtenverkeer met de gemeente via Vecozo met het Omgangshuis. Bij dit berichtenverkeer wordt verwerkt: de naam van het kind, diens BSN, diens adres en start en beëindigingsdata begeleiding of eventuele verlenging. Het Omgangshuis werkt met beveiligde internet systemen. Het berichtenverkeer via Vecozo is geregeld volgens een apart protocol: Privacy Polici Vecozo.

Daarnaast verstrekt de doorverwijzer aan het Omgangshuis de contactgegevens van ouders, het woonadres en het BSN. De laatste twee gegevens acht het Omgangshuis nodig om redenen van veiligheid in geval van calamiteiten.

Financieel-administratieve verwerking

Onder de financieel-administratieve verwerking valt bijvoorbeeld het overleg met gemeenten en OuderKindTeams of Jeugdconsulenten en het berichtenverkeer via Vecozo over de toewijzing van hulpverlening en declaraties. Hier wordt verwerkt: de naam van het kind, diens BSN, diens adres en start en beeindigingsdata begeleiding of eventuele verlenging.

De onderdelen van het dossier m.b.t. de financiële administratie worden tot 3 jaar bewaard jaar ná het jaar van uitschrijving.

Beleidsverantwoording en (wetenschappelijk) onderzoek

Dit wordt onder meer gedaan door het leveren van gegevens t.b.v. prestatie-indicatoren,

effectmetingen en het jaarverslag. Daarnaast levert Stichting Omgangshuis een bijdrage aan de wetenschappelijke ontwikkeling van de jeugdzorg door middel van diverse onderzoeken. De geleverde gegevens worden in principe geanonimiseerd en zijn niet terug te leiden tot personen, tenzij daarvoor toestemming is gevraagd (Jw, 7.3.12). Voor verantwoordings- en onderzoeksgegevens worden geen bewaartermijnen gehanteerd.

9. Bewaartermijn van gegevens

Na beëindiging van hulp bewaart Stichting Omgangshuis het volledige digitale dossier nog 2 jaar, met uitzondering van beeld- en geluidsopnamen. Deze worden onmiddellijk na beëindiging van het programma, waarvoor de beeld- en geluidsopnamen gemaakt zijn, vernietigd. Na 2 jaar worden de persoonsgegevens vernietigd en worden alle gegevens in het registratiesysteem anoniem gemaakt. Wanneer het uit zorg voor de cliënt gewenst is een langere bewaartermijn te hanteren, wordt dit aan de cliënt meegedeeld.

10. Cameratoezicht

10.1. Wat is cameratoezicht?

Binnen enkele locaties van Stichting Omgangshuis is 24-uurs cameratoezicht aan de orde. Dit is te onderscheiden naar cameratoezicht van de openbare ruimten én naar bijzonder cameratoezicht van niet-openbare ruimten zoals tijdens een afzondering. Beide vormen dienen zowel een preventief als een retrospectief doel, namelijk toezicht gericht op de algehele en persoonlijke veiligheid en de mogelijkheid tot het terugkijken van incidenten.

10.2. Hoe lang bewaren en kopiëren toegestaan?

De beeldregistraties worden na maximaal 4 weken overschreven. In principe worden er geen kopieën gemaakt, bewaard of aan derden verstrekt. Uitzondering hierop vormen echter bijzondere voorvallen, zoals bijvoorbeeld een geweldsincident of een suïcidepoging tijdens de afzondering. Deze beeldregistraties kunnen worden teruggekeken door maximaal twee personen (vier-ogenprincipe) waarbij één de daartoe bevoegde/gemandateerde persoon is van Stichting Omgangshuis. Een kopie voor interne evaluatie/reconstructie van incidenten wordt direct daarna vernietigd tenzij het aanleiding geeft tot juridische stappen c.q. aangifte.

10.3. Toestemming nodig?

De 24-uurs cameratoezicht mag zonder dat dit toestemming vereist van medewerkers, jongeren of bezoekers aan de locatie. Het monitoren van de beelden is voorbehouden aan een beperkt aantal personen die werken vanuit een niet-vrij-toegankelijke en afgeschermde ruimte, waar eveneens kopieën kunnen worden vervaardigd en beelden teruggekeken. Bijzonder cameratoezicht vereist toestemming van het directieteam en moet aan de betrokkene schriftelijk worden meegedeeld. Toestemming van het directieteam is eveneens vereist voor het vervaardigen en verstrekken van een kopie van specifieke beeldregistraties.

11. Wettelijke kaders

Bij dit beleid zijn de volgende wettelijke kaders van toepassing:

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)

De Wbp is opgesteld ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. De wet geeft aan wat de rechten zijn van iemand van wie gegevens worden gebruikt en wat de plichten zijn van een organisatie die de gegevens gebruikt. De wet spreekt van het "verwerken van persoonsgegevens". Dit begrip omvat alles wat men met persoonsgegevens kan doen: vanaf het verzamelen tot en met het vernietigen ervan.

Jeugdwet (Jw)

Naast de WBP gelden specifieke regels voor de privacy in de jeugdzorg. Deze regels staan bijvoorbeeld vermeld in de Jeugdwet. De Jeugdwet bevat op een aantal punten een concretisering van de algemene normen uit de WBP. Zo wordt het recht op inzage geregeld, het verstrekken aan of opvragen van informatie van derden, het recht op vernietiging van gegevens. Eveneens is de bewaartermijn van persoonsgegevens in de wet vastgesteld.

Deze wetten zijn ten aanzien van het onderwerp privacy mede gebaseerd op specifieke bepalingen in de Grondwet, het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM) en het Burgerlijk Wetboek (BW). Verder spelen op de achtergrond ook nog de bepalingen van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGB), de Archiefwet en andere wettelijke bepalingen een rol.

Het privacybeleid van Stichting Omgangshuis is in overeenstemming met de beroepscode voor de Jeugdzorgwerker en de NIP/NVO beroepscodes voor gedragswetenschappers in de jeugdzorg.

12. Definities

In dit beleid en bijbehorende protocollen wordt verstaan onder:

Betrokkene

De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

Cliënt

Jeugdige en ouder(s) (niet zijnde pleegouder)

Wettelijk vertegenwoordiger

De ouder die het gezag uitoefent over de minderjarige of diens (pleegouder)voogd, adoptiefouder.

Daarnaast kan dit ook de mentor/curator of schriftelijk gemachtigde van de jeugdige vanaf 18 jaar zijn, die niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen terzake.

Pleegouders

De persoon die een jeugdige die niet zijn kind of stiefkind is, als behorende tot zijn gezin verzorgt en daartoe een pleegcontract heeft gesloten met een pleegzorgaanbieder

Pleegoudervoogd

Pleegouder die tevens belast is met voogdij (als bedoeld in boek 1 Burgerlijk Wetboek)

Derde

Persoon of instantie die niet bij de directe hulp-/zorgverlening betrokken is

Persoonsgegeven

Elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon, dat direct of indirect informatie geeft over die persoon. Het gaat hierbij om feitelijke informatie (bijv. geboortedatum, adres, naam of geslacht) of waarderende informatie, zoals IQ of maatschappelijke status.

Bijzondere persoonsgegevens

Persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag. Stichting Omgangshuis mag als jeugdhulpaanbieder deze gegevens verwerken, zoals vastgelegd in de Jeugdwet

Dossier

Elke op naam van de cliënt of op naam van pleegouders gestructureerd geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is, en dat betrekking heeft op de jeugdige alsmede op verschillende personen die in relatie staan tot de jeugdige, waarbij de persoonsgegevens zowel op geautomatiseerde of niet-geautomatiseerde wijze worden verwerkt.

Verwerking persoonsgegevens

Alle handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van persoonsgegevens.

Verstrekken van persoonsgegevens

Het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.


Voetnoten

1 De wils(on)bekwaamheid van een jeugdige kan worden vastgesteld door "waarneming van de totale geestelijke toestand" van de jeugdige. Of een jeugdige in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is afhankelijk van zijn cognitieve ontwikkelingsniveau, zijn persoonlijkheidsontwikkeling en zijn psychische functioneren. Daarbij moet in het oog worden gehouden dat het niet gaat om een algehele wils(on)bekwaamheid, maar dat er een duidelijke relatie met het specifieke onderwerp moet zijn: kan deze jeugdige de gevolgen van het verkrijgen van deze informatie hanteren?

2 Het gaat hier om de WGBO: de Wet Geneeskundige Behandel Overeenkomst.